Effiziente Integration der Kommunikationstools Microsoft Teams und Sharepoint/OneDrive, in der Systemgastronomie“

Juli 1, 2024 in Cloud, M365, Operativ, Planung

Ausgangslage

Viele Franchise Betriebe arbeiten noch mit einfachen, jedoch gewachsenen IT-Lösungen. Diese umfassen oft kein Rollenkonzept und eine lose Datenstruktur.

Diese Systeme sind oft nicht optimal auf die Anforderungen eines modernen Betriebs, vor allem mit mehreren Standorten, abgestimmt. Die Herausforderung besteht darin, eine moderne und effiziente IT-Umgebung zu schaffen, die gleichzeitig benutzerfreundlich und ohne Betriebsunterbrechung eingeführt werden kann.

Planung

Der erste Schritt der Migration ist eine sorgfältige Planung. Es muss festgelegt werden, welche Rollen für welche Benutzer benötigt werden. Dabei sollte berücksichtigt werden, welche Aufgaben die einzelnen Mitarbeiter haben und welche Zugriffsrechte sie benötigen. Eine detaillierte Planung sorgt dafür, dass alle Anforderungen berücksichtigt und später keine Lücken im System entstehen.

Basics im Tenant

Im nächsten Schritt werden die Grundlagen im Tenant eingerichtet. Dazu gehören die Lizenzierung der Benutzer, die Erstellung von Gruppen für verschiedene Rollen und die Anlage von Mailboxen und Shared Postfächern. Diese grundlegenden Konfigurationen bilden das Fundament für die weitere Einrichtung und Nutzung der M365 Umgebung.

Anlage von Bibliotheken im SharePoint

Anstelle von Teams-Dateifoldern wird SharePoint für die Anlage von Bibliotheken genutzt. Dies ist besonders sinnvoll, wenn es viele unterschiedliche Teams mit unterschiedlichen Zugriffsrechten gibt. SharePoint bietet hier die Flexibilität und Sicherheit, die benötigt wird, um Daten strukturiert und zugriffssicher zu verwalten.

Datenmigration

Ein kritischer Punkt bei der Migration ist die reibungslose Übertragung aller Daten. Dies muss sorgfältig geplant und durchgeführt werden, um Datenverlust zu vermeiden und sicherzustellen, dass der Übergang für die Benutzer so nahtlos wie möglich verläuft. Hierbei sollten auch Backups und Testläufe berücksichtigt werden, um im Ernstfall schnell reagieren zu können.

Konfiguration der Arbeitsplätze

Die Einrichtung und Optimierung der neuen Arbeitsumgebung für alle Mitarbeiter ist der letzte Schritt. Dies umfasst nicht nur die technische Konfiguration der Arbeitsplätze, sondern auch Schulungen zur Nutzung der neuen Tools. Besonders in der Gastronomie, wo IT nicht das Kernthema ist, ist es wichtig, dass die Prozesse einfach sind und Mitarbeiter gut geschult werden und sich dadurch schnell in der neuen Umgebung zurechtfinden.

Herausforderung

Eine der größten Herausforderungen bei der Migration von Gastronomie Franchise Betrieben in eine neue IT-Umgebung ist die Tatsache, dass IT in der Gastronomie nicht das Kernthema ist, dazu kommt noch eine starke Fluktuation. Daher muss das Handling und das On Boarding sehr einfach und standardisiert sein.

Fazit

Die Migration von Gastro Franchise Betrieben in eine bestehende M365 Umgebung bietet zahlreiche Vorteile. Sie verbessert die Effizienz, reduziert Fehlerquellen und ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit. Durch eine sorgfältige Planung, die Einrichtung der Grundlagen, die Nutzung von SharePoint, eine reibungslose Datenmigration und die Schulung der Mitarbeiter kann der Übergang erfolgreich gestaltet werden. Auch wenn IT nicht das Kernthema in der Gastronomie ist, kann eine moderne IT-Umgebung erheblich zur Optimierung der Betriebsprozesse beitragen.

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